ابزارهای پیشران در موفقیت کسب‌وکارها چه هستند؟ (بخش دوم) + اجرای صوتی

Podcast: Play in new window | Download

Subscribe: RSS

این نوشته بخش دوم و پایانی مطلبی با همین عنوان است. بخش اول این نوشته را می توانید اینجا بخوانید.

هدف از نوشتن این مقاله عارضه یابی کسب و کارهای بومی می باشد.  در این نوشته قصد دارم تا ابزارهای مهمی که باعث پیشرانی و رونق کسب و کارها می شوند را توضیح دهم.

یک پیشنهاد ۳۰۰ میلیون تومانی

چندی پیش در یکی از سازمان های مشتری در خلال پروژه مشاوره اتفاق جالبی افتاد که نهایتا باعث نگارش این مطلب شد. ماجرا از این قرار بود که در یکی از پروژه های خرید، پیشنهاد یکی از پرسنل سازمان موجب صرفه جویی در حدود ۳۰۰ میلیون تومانی در پروژه شده بود. این رقم به راحتی و بدون هیچ هزینه ای حاصل شد. پیشنهاد ایشان آنقدر اساسی و ساده بود که بدون هیچ چالشی، صرفه جویی قابل توجهی در پروژه ایجاد نمود. تا جاییکه انگار خودش هم باور نمی کرد که می توان با یک پیشنهاد ساده این مقدار صرفه جویی در کار ایجاد کرد.

در واقع پیشنهاد ایشان باعث ایجاد ارزش افزوده چشمگیری در سیستم شده بود. موضوع آنقدر بدیهی و راحت بود که به سرعت به فراموشی سپرده شد. انگار که هیچ اتفاقی نیافتاده است. جالب اینجا بود که حتی موضوع از طرف خود شخص پیشنهاد دهنده هم پیگیری نمی شد و از طرف سازمان هم واکنش خاصی در برابر منفعت حاصل شده نشان داده نشد. این باعث شد یکی از عارضه های سازمانی را شناسایی نماییم. آن عدم توجه به نظام قدرتمند پیشنهادات بود. در واقع عدم توجه سازمان و عدم شناسایی منفعت حاصله از این پیشنهاد زنگ خطری را به صدا در می آورد. خطر اینکه در آینده سازمان از اینگونه پیشنهادات مفید محروم شود. چراکه هیچگونه پاداشی برای شخص پیشنهاد دهنده در نظر گرفته نشد.

در واقع منطقی ترین راه برای تقویت این مسیر اختصاص درصدی از این ارزش افزوده به فرد پیشنهاد دهنده به عنوان پاداش بود.

این مساله مدتی ذهن من را به خود مشغول نمود. باور کردن اینکه چقدر آسان می توان با هزینه های کمتر، منفعت های عظیم کسب نمود برایم آسان نبود. چراکه همه می دانیم مبلغ حدود ۳۰۰ میلیون تومان قابل توجه است. کسب و کارهای کوچک و متوسط برای کسب چنین مبلغی تلاش های فراوانی انجام می دهند. شاید شخص پیشنهاد دهنده خود با ۱۰ سال کار مدام هم نتواند اینچنین سودی را نصیب خود یا سازمانش کند.

باور اینکه این مبلغ بتواند به این راحتی بدست آید برایم سخت بود. اما کافیست فرض کنیم که این پیشنهاد ارائه نمی شد. آنگاه به راحتی هزینه ای در حدود ۳۰۰ مییلون تومان به پروژه تحمیل می شد و احتمالا همگان این رقم را بدیهی و لازم می دانستند. در حالیکه پیشنهاد صرفه جویانه این شخص معادل یافتن و اهدای مجانی مبلغ فوق به سازمان بود. مسلما اگر نظامی برای شناسایی سود حاصله از این پیشنهاد خلاقانه وجود می داشت آنگاه به راحتی می شد درصدی قابل توجه از آن را به عنوان پاداش بهره وری به شخص پرداخت نمود.

مدتی قضیه را در ذهن مرور می کردم. حالت ها و سناریوهای ممکن دیگر را هم در ذهنم تصور نمودم. مساله را با چند تن از همکاران در میان گذاشتم. نهایتا اعتمادم به درستی قضیه بیشتر شد. یعنی توانستم باور کنم که اینچنین واقعه ای به همین راحتی می تواند امکان پذیر و حتی تکرار پذیر باشد. اعتمادم به فرضیه خودم بیشتر شد. فرضیه من این بود که با پیشنهاد های خیلی کوچک از طرف پرسنل هم می توان صرفه جویی های عظیم انجام داد. این فرضیه برایم امکان پذیر شد.

بخشی از این معضل برمی گردد به فلسفه بنیادی کسب و کار و بخشی از آن برمی گردد به نظام مالی و حسابداری کسب و کارها که در ادامه سعی می شود به این موضوعات پرداخته شود.

ارزش نیروهای پیرامون

برای آنانکه در حرفه مشاوره کسب و کارها فعالیت می کنند و یا رشته های مرتبط را خوانده اند این واقعیت آشنا است که مثلا فلان کارگر خط تولید با پیشنهادش منجر به جلوگیری ضرر چند میلیون تومانی ماشین شد. یا پیشنهاد یکی از پرسنل شرکت منجر به سود هنگفتی شده است. یا مثلا کارشناس فروش شرکت موفق به جذب مشتری قدرتمندی شده است. یا مثلا یک ناظر ساختمانی با پیشنهاد خود منجر به صرفه جویی چند میلیون تومانی در پروژه شد. یک کارشناس تدارکات با ایده خود موفق به خرید کالایی ارزانتر با کیفیت مورد انتظار شده است.

ممکن است پرسنل شرکت وقت زیادی را هم صرف پیشنهاد بهبود دهنده اش نکرده باشد اما با همان اندک زمانی که به کارش بها داده توانسته منشا منفعت شود. ممکن است آن پیشنهاد در خانه و خارج از محیط کار به ذهنش رسیده باشد. با کمی مرور ذهن خود می بینیم که صرفه جویی های کم هزینه که از خلاقیت و مسئولیت پذیری پرسنل برخاسته است می تواند باعث منفعت های کلانی شود. البته باید دانست تمام این منفعت ها را نمی توان با مقیاس مالی سنجید. از این نمونه وقایع در هر سطحی از کسب و کار وجود دارد و مطمئنا نمونه های مختلفی از آن را شنیده ایم.

اهمیت موضوع و ارقام چشمگیر، سبب شد تا در پی آن باشیم که دلایل نهفته در موضوع را موشکافی کنم و بتوانم آنرا در یک نوشته با دیگران به اشتراک بگذاریم. موضوع برمی گردد به استفاده یا عدم استفاده برخی کسب و کارها از پیشنهادهای پرسنل. لذا در ادامه به بررسی جوانب مختلف این قضیه و دلایل نهفته در آن پرداخته می شود.

کسب و کار: موازنه نیروهای پیرامون

شاید شنیده باشید که می گویند هر انسان در اطراف خود انرژی هایی دارد. این مساله برای کسب و کارها هم صدق می کند. در واقع هر کسب و کار در اطراف خود حلقه های نامرئی از انرژی را دارد. این حلقه ها هرکدام نیروهایی نهفته دارند. نیروهایی برآمده از قدرت تخیل و خلاقیت انسان. اینکه بتوان این نیروها دید و مدیریت نمود برمی گردد به دیدگاه مدیران کسب و کار. مهارت دیدن و مدیریت این حلقه ها در موفقیت کسب و کار نقش مهمی دارند. نمونه ای از این نیروهای نامرئی اما پیشران همانا نیرویی است که در قدرت خلاقیت انسان ها نهفته است.

این مساله در مورد کسب و کارهای نوپا (استارتاپها) هم صدق می کند. آنها باید توجه داشته باشند که زمانی که کسب و کار را آغاز می کنند بتوانند این نیروهای نامرئی اطراف را تشخیص دهند. تشخیص این نیروهای پیشران ممکن است باعث تغییر در تخمین هزینه های استارتاپ شود. ممکن است برخی از آنها مستلزم هزینه هایی باشند که در سیستم تخمین هزینه کلاسیک نگنجند. اما باید توجه داشت منفعت های حاصل از توجه و هم افزایی این نیروها هم منجر به سود هایی خواهد شد که خارج از سیستم حسابداری کلاسیک سود و زیان خواهد شد.

تشخیص و مدیریت این نیروهای نامرئی می تواند به کلی نظام تخمین هزینه و سود را دگرگون کند. این برمی گردد به تفاوت دیدگاه نسبت به منابع مالی. ممکن است در شرایط بد اقتصادی همانا یک میلیون تومان هم هزینه زیادی برای یک شرکت محسوب شود. اما اگر مثلا دیدگاه سرمایه گذاری آموزشی پرسنل وجود داشته باشد آنگاه مبلغ مفیدی به نظر آید.

اجازه دهید برای اینکه مساله روشنتر شود چند مثال ارائه کنم.

مثال اول: صنعت بیمه به عنوان موتور پیشران کسب و کار

امروزه همگان با مفهوم بیمه به خوبی آشنا می باشند. نداشتن بیمه درتجارت و حمل و نقل بین المللی غیر قابل تصور است. برای اغلب انسان ها و همچنین کسب و کارها بیمه نمودن خود در برابر حوادث غیرقابل پیش بینی امری عادی و بدیهی محسوب می شود. در واقع یکی از ابزارهای پیشران کسب و کارها و تجارت های بین المللی همانا صنعت بیمه می باشد. چرا که امنیت مورد نیاز کسب و کارها را تامین می نماید.

اما باید توجه داشت که مفهوم بیمه از ابتدا به این شکل امروزی وجود نداشته است. در واقع انسان زمانی که ضررهای حاصل از حوادث غیرقابل پیش بینی را شناسایی نمود تصمیم گرفت که امنیت خود و کسب و کارش را در برابر آنها افزایش دهد. شناسایی ضررها باعث ایجاد صنعت بیمه شده است. مفهوم بیمه یکی از نیروهای نامرئی اما پیشران کسب و کارها می باشد که در نگاه اول قابل تشخیص نیست.

مثال دوم: صنعت پتنت یا مالکیت فکری

به عنوان مثالی دیگر می توان به صنعت پتنت اشاره نمود. نظام مالکیت فکری و صنعت پتنت برخاسته از نیاز انسان به بیمه شدن تفکراتش بوده است چراکه منفعت های حاصل از آن برای انسان ها و شرکت ها شناسایی شده است.

شناسایی سود حاصل از پیشنهاد

حال فرض کنید اگر کسب و کارها به مانند صنعت بیمه و صنعت پتنت بتوانند منفعت ها و ضررهای حاصل از توجه یا عدم توجه به ایده های خلاقانه و پیشنهادات پرسنل خود را شناسایی نمایند آنگاه چه اتفاقی خواهد افتاد. مسلما در جستجوی مدیریت آن خواهند بود. این خود باعث ایجاد صنعتی جدید خواهد شد. مشابه نظام مالکیت فکری جهانی.

در این چنین نظامی جریان پیشنهادات و ایده های خلاقانه پرسنل مورد توجه قرار گرفته و برای مدیریت آن چاره اندیشی خواهد شد. این مستلزم آن است که کسب و کار ارزش مالی حاصل از پیشنهادات خلاقانه را شناسایی کند و به نوعی در سیستم حسابداری خود لحاظ نموده و پرسنل را در سود حاصله سهیم نماید. آنگاه کسب و کار موفق شده یکی دیگر از نیروهای نامرئی و پیشران پیرامون خود را شناسایی نموده و با خود همراستا سازد. آنگاه کسب و کار خود را در برابر خلاقیت و استمرار ایده های خلاقانه پرسنلش بیمه نموده است.

از آنجا که مفاهیمی مانند بیمه، صنعت پتنت، نظام ایده های خلاقانه و… به نوعی مفاهیمی انتزاعی می باشند و به خودی خود قابل مشاهده نمی باشند لذا نیاز به توجه کافی دارند. چراکه عدم توجه به آنها در ظاهر باعث زیانی نخواهد شد اما در نهان نیروهای پیشران کسب و کار را میرا نموده و نهایتا کسب و کار از منفعت های آنها محروم خواهد شد.

توضیح: برخی از مشتریان مشاوره در واقع کسب و کارهایی می باشند که خود قبلا نسبت به از بین بردن این نیروهای پیشران اقدام نموده و پس از تنها ماندن اکنون در جستجوی مشاوره ای برای بهبود خود می باشند. شاید این مانند جستجوی نوشدارو پس از مرگ سهراب باشد.

راه حل: حسابداری نوین

تاکنون سعی بر این بود که اهمیت و ابعاد قضیه شناسایی شود. در اینجا رویکردی نسبت به راه حل خواهیم داشت. برای مدیریت نظام پیشنهادات راه حل های مختلفی ارائه شده است. یکی از راه حل هایی که به عقیده اینجانب بسیار مهم می باشد اصلاح سیستم حسابداری شرکت می باشد. ممکن است مقداری عجیب به نظر برسد اما این گفته حاصل تجربیات متنوعی است که از مشاوره شرکت های بومی حاصل شده است. به جرات می توان گفت که رشد یک شرکت وابسته به سیستم حسابداری آن می باشد. دیدگاه و فلسفه کسب و کار در نظام مالی شرکت نمود پیدا خواهد کرد. این انعطاف سیستم مالی شرکت است که می تواند رشد کسب و کار را تضمین کند.

حلقه های مختلف هزینه و سود و نیروهای نامرئی پیرامون شرکت می توانند خود را در سرفصل های مالی شرکت نشان دهند. ممکن است نظام کلاسیک حسابداری رایج در کشور (در حد اطلاعات اینجانب) قادر به پاسخگویی نیازهای نوین نباشد. چراکه اگر بخواهیم هزینه ها و سودهای حاصل از توانایی های خلاقانه پرسنل را شناسایی نماییم نیاز به تعریف سرفصل هایی مالی جدید اما عجیب باشد. سرفصل هایی مانند: سرفصل خلاقیت، سرفصل ایده نوآورانه، سرفصل آموزش، سرفصل نگهداری پرسنل، سرفصل توسعه نیروی انسانی و….

وجود سرفصل هایی اینچنین می تواند در کنار نظام جاری شرکت ایجاد شود. برای آن لازم است روشی برای محاسبه سودها و هزینه های حال از هر ایده نوآورانه یا اثربخشی آموزشی وجود داشته باشد. در نظام جاری حسابداری ممکن است یک ماشین مکانیکی به عنوان سرمایه شرکت محسوب شود و ارزش گذاری شده و سپس برای نگهداری آن بودجه ای تصویب شود. در نظام نوین هم باید سرفصلی برای نگهداری و توسعه پرسنل ایجاد شود. و همچنین سیستمی برای محاسبه اثربخشی آن. اگر این اتفاق بیافتد آنگاه موتور نوآوری کسب و کار تقویت می شود چراکه ارزش خلاقیت محاسبه شدنی شده و سهیم شدن در سود آن ساختمند خواهد شد. البته باید اذعان نمود اینچنین سیستمی نیاز به همفکری بسیاری دارد. اما شروع آن هرچند ناقص می تواند اهرم پیشرانی باشد برای توسعه کسب و کارها. مثالی هرچند ابتدایی از نظام نوین حسابداری سیستم کمیسیون فروش است که گاها باعث رشد فروش مناسبی در شرکت ها شده است.

برای داشتن نظامی مالی منعطف باید مهارت های تخمین هزینه و سود پروژه هم توسعه داده شود. این نیاز دارد که مراحل رشد و توسعه پروژه از ابتدا تا انتها دیده شود و مشخص شود که از کدام مرحله باید پروژه شروع شود. هر پروژه زمانی برای ابتدا و انتها دارد. اینکه از کدام مرحله پروژه را ببینیم و چه عواملی را دخیل در آن ببینیم و کدام عناصر را ذینفع ببینیم در تخمین هزینه های پروژه تاثیر دارد. ممکن است با برخی جابجایی ها، هزینه یک پروژه تغییر فاحشی نماید. همانطور که تشخیص هزینه های سربار(پنهان) پروژه یکی از مراحل مهم می باشد لازم است تشخیص سودهای پنهان (سربار) پروژه هم به صورتی انجام شود. بخشی از این سودهای پنهان می تواند از تقویت مسئولیت پذیری عوامل انسانی و توجه به ایده های نوآورانه آنها باشد. این ممکن است هزینه هایی در برداشته باشد اما مسلما منفعت های آن می تواند چیره شود.

راه حل: فلسفه کسب و کار

در کنار راه حل های فنی که مثال آن در حسابداری نوین تشریح شد، بخشی از راه حل ها برمی گردد به مسائل مفهومی و فلسفه بنیادی کسب و کار. می توان هدف از کسب و کار را از دو دویگاه متفاوت نگریست. هر کدام از این دیدگاه ها پیامدهای کاملا متفاوتی در برخواهد داشت:

۱- هدف از کسب و کار: سازماندهی مجموعه ای از منابع انسانی و بهره مندی از نیروهای آنها در راستای کسب منافع شخصی.

۲- هدف از کسب و کار: همراستا سازی خود با نیروهای نهفته در منابع انسانی پیرامون در راستای ایجاد هم افزایی و کسب ارزش افزوده همگانی.

هر کدام از دیدگاه های فوق جهت دهی کاملا متفاوتی خواهد داشت. در دیدگاه دوم در واقع فرض ما بر این است که مجموعه ای از نیروهای مفید در اطراف ما وجود دارد و قصد بر این است که این خود را با این نیروها به گونه ای همراستا سازیم که بیشترین ارزش افزوده کسب شود. در این حالت منابع انسانی به عنوان منبعی ارزشمند از خلاقیت و نوآوری نگریسته خواهد شد و از سود کسب و کار منتفع خواهد شد. این نیروها در سیستم مدیریتی توزیع یافته و نه متمرکز قابل مدیریت است. مدیرانی که به سرعت در پی سازماندهی و نظم دادن به تمام امور کسب و کار می باشند از این نیروها محروم خواهند شد. بخش هایی از کسب و کار باید حالت ابهام خود را حفظ کند تا بتواند از این نیروها بهره بگیرد.

پیشنهادهای فوق العاده در پیرامون کسب و کار همواره وجود دارد. یعنی می تواند وجود داشته باشد. همینطور نیروهای پیشران قدرتمندی هم در پیرامون کسب و کارها همواره وجود دارند. مهارت یک مدیر این است که بتواند این نیروها را به موازنه برساند و از آنها در راستای بهره گیری از کسب و کارش استفاده کند. مسلما مدل کلاسیک مدیریتی و همچنین مدل های متمرکز مدیریت که همواره در جستجوی سازماندهی به تمام امور هستند نمی توانند این مهم را خوب برآورده کنند. البته مدل های مالی ساده هزینه و سود که گردش منابع مالی شرکت را صرفا در چند فرایند محدود هزینه ای و منفعتی مدیریت می کنند هم قادر به استفاده از این جریان ها نخواهند بود.

کسب و کار: انسان، خلاقیت، روش و ابزار

اگر باور داشته باشیم که انسان موجود خلاقی است و توانایی های قابل توجهی دارد آنگاه دیدگاه ما نسبت به منابع انسانی کسب و کار تغییر خواهد نمود. ما می توانیم به دو صورت مختلف کسب و کار خود را تصور کنیم. هر کدام از این تصورات مسیر آینده کسب و کار را به صورت کاملا متفاوت رقم خواهد زد و پیام آور مهمی برای آینده کسب و کار خواهد بود:

۱- کسب و کار مجموعه ای از انسان ها و ابزارها و روشها است که در هماهنگی باهم برای یک هدف مشترک کار می کنند.

۲- کسب و کار مجموعه ای از انسان ها (ی بالقوه توانا) و ایده های آنها و خلاقیت های آنها و پیشنهادات آنها به همراه مجموعه ای از روشها و ابزارها است که در راستای یک هدف مشترک کار می کنند.

اگر به تعریف دوم اعتقاد داشته باشیم آنگاه خودبخود کسب و کار ما به شیوه ای متفاوت شکل می گیرد و مستلزم بسیاری از روشهای نوین در مدیریت کسب و کار خواهد شد. این روشها حتی تا ریزترین جزییات هم سرایت خواهد نمود. این نگرش حتی روشهای حسابداری شرکت را تغییر خواهد داد و باعث ایجاد سرفصل های جدیدی در سیستم حسابداری خواهد شد. سرفصل های جدید می تواند سرفصل پیشنهادات، سرفصل خلاقیت، سرفصل ارزش افزوده پرسنل، سرفصل صرفه جویی، سرفصل آموزش و… باشد. روشهای کلاسیک حسابداری تدبیری برای مدیریت این سرفصل ها نداشته و لذا قادر به محاسبه ارزش های افزوده حاصل از پیشنهادات و خلاقیت های پرسنل نمی باشد و طبعا قادر به پرداخت پاداش های مربوطه نخواهد بود.

نتیجه گیری:

آنچه که مشاوره مدیریت انجام می دهد آشکار سازی جریان های پنهان سود و هزینه شرکت ها است. در برآورد پروژه ها هزینه های بسیار زیادی را می توان شناسایی نمود و همینطور منفعت های زیاد و صرفه جویی های زیاد. این برمی گردد به مهارت مدیران در تخمین هزینه ها. این نیاز به توجه به جریان های پنهان سود و زیان در پروژه ها و کسب و کارها دارد. مانند همان مبحثی که در آموزش مطرح است و می گویند آموزش هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری است. مدیر کسب و کار باید اهرم های نامرئی که در پیشرفت کسب و کارش تاثیر دارند را تشخیص دهد. یکی از آنها نظام مدیریت پیشنهادات است. اینها مفاهیمی انتزاعی هستند همانند صنعت بیمه. کسب و کار خود را در نسبت به پیشنهادات سودمند افرادش بیمه می نماید. این مستلزم ایجاد تغییر در سیستم حسابداری کلاسیک شرکت ها می باشد. انعطاف در سیستم حسابداری است که می تواند پویایی درون کسب و کار را رشد دهد.