در بسیاری از شرکت ها و سازمان های بزرگ، جلسه برگزار کردن از نان شب واجب تر است. این نوع جلسه ها معمولا تبدیل می شود به جایی برای بحث و جدل برای اینکه یکی به دیگری ثابت کنند او اشتباه می کند و چیزی بلد نیست، یا یک مدیر، حس ریاست خود را به دیگران القاء کند و اصطلاحا همه را به خط کند، یا فرصتی برای تایید و تملق گویی از رییس بزرگ. جلسه های پی در پی، طولانی و اغلب بدون خروجی یا دستاورد مشخص، قاتل عمر، انرژی و خلاقیت افراد است.
اگرچه کتاب ها و مقالات بسیاری برای بالا رفتن بهره وری جلسه ها نوشته شده است، یک راه عملی جالب و موثر، بکارگیری مفاهیم لین در مدیریت جلسات است.
جلسه ناب (Lean Meeting)
در شرکت تویوتا به عنوان اولین و مهمترین خاستگاه لین، مهندسان و طراحانی که روی یک پروژه کار می کنند در طول روز ممکن است چندین جلسه کوتاه برگزار کنند گاهی اوقات حتی تا پنج جلسه در روز در زمان های مختلف. این نوع جلسه ها سه ویژگی جالب دارند
۱. این جلسات لزوما از قبل برنامه ریزی نمی شوند.
به محض اینکه نیاز باشد جلسه برگزار می شود. از نرم افزار یا تقویم خاصی هم برای محدود کردن زمان آن استفاده نمی شود. منظور اینکه زمان جلسه ها مضربی از ۱۵ دقیقه نیستند بلکه ممکن است ۷ دقیقه یا ۲۲ دقیقه باشند. یا حتی گاهی کمتر از دو سه دقیقه.
۲. بحث زیادی انجام نمی گیرد.
جلسه ها برای یک هدف مشخص برگزار می شوند: تصمیم گیری در مورد یک موضوع مشخص.
۳. جلسه ها در اصل یک جورهایی فرمالیته هستند.
معمولا تیم های پروژه در تویوتا از جلسه ها برای راضی کردن اعضای جلسه استفاده نمی کنند بلکه بیرون از جلسه، همه اعضا درباره موضوع جلسه اطلاع لازم را کسب می کنند و تاییدهای غیررسمی آنان گرفته می شود.
اصطلاح «لین» یا «ناب» که در کارخانه‌های تویوتا متولد شد، در سال ۱۹۹۶ در کتاب «تفکر ناب» مطرح شد و با کتاب «استارت‌آپ ناب» یا لین استارتاپ، در سال ۲۰۱۱ دوباره محبوب شد. کسی که از طرز فکر و روش لین استفاده می کند به کار به عنوان دو چیز نگاه می کند: خلق ارزش یا عدم خلق ارزش.
هدف نهایی لین، ایجاد ارزش از طریق از بین بردن هر آن چیزی است که ارزش ایجاد نمی کند.
از همین نقطه می توان به جلسات نگاه کرد. مهم این است که به جلسات مانند هر فرآیند دیگری در لین فکر کنید: برای اینکه یک جلسه، ناب یا لین تلقی شود، باید دارای کمترین و یا ترجیحا فاقد هر چیزی باشد که ارزش ایجاد نمی کند.
۳ م:
کلمه های ژاپنی موری، مورا و مودا جایگاه ویژه ای در قلب یک فرد فعال و آموزش دیده لین دارد. این کلمه ها زاییده فکر تایچی اونو، بنیانگذار سیستم تولیدی تویوتا هستند.
- موری به معنای اضافه بار است و به عنوان استرس، فشار یا عدم استفاده درست از ظرفیت توصیف می شود.
- مورا به معنای ناسازگاری است و می تواند به شکل بی نظمی، عدم تعادل یا وقفه باشد.
- مودا به معنای ضایعات است و دارای هفت نوع اصلی است: تولید بیش از حد، پردازش بیش از حد، انتظار، حرکت غیر ضروری، حمل و نقل، نقص، و انبار.
اگرچه بیشتر جلسات پر هستند از این سه مورد، اما مودا ساده‌ترین چیزی است که می توان مورد هدف قرار داد. چراکه به طور کلی بیشتر به چشم می آید. در واقع، خیلی ها، جلسه برگزار کردن را به عنوان یک هدررفت کامل می بینند، چرا که زمان گرانبها و بهره وری آدم ها را بدون اینکه ارزش واقعی اضافه کنند از بین می برند.
حالا بیایید به آخرین جلسه خود نگاهی موشکافانه بیندازید و چند سوال از خود بپرسید:
- آیا برای همه ارزش ایجاد کرد، یا بیشتر، حرف زدن از هر دری سخنی، و تایید و تاکید دوباره بود؟ ( تولید بیش از حد)
- آیا روی یک موضوع مهم تمرکز وجود داشت، یا به چندتا موضوع مختلف، سرکی سطحی زده شد؟ (پردازش بیش از حد)
- آیا به موقع شروع کردید و به موقع تمام کردید یا یا منتظر ماندید؟
برای شروع، به این سوال ها فکر کنید و اگر سه پاسخ منفی داشتید این نشان می دهد، زمان آن رسیده است که جلسات خود را لین کنید. برای این کار، با یک استراتژی سه بخشی ساده شروع کنید:
۱. خودتان را محدود کنید که جلسه کمتر از ۱۲ دقیقه باشد:
بخشی از آنچه هر نوع عملیات ناب را تشکیل می دهد، عدم وجود انباشته و ردیف است. یک فرآیند در تویوتا با تعداد دسته های کوچک، اغلب یک تکه، و فرکانس بالا تعریف می‌شود که به‌موقع انجام شود.
شما می توانید از همین استراتژی استفاده کنید. جلسات خود را کوتاه، اما با تکرار بیشتر برگزار کنید. به جلسات کمتر از ۱۲ دقیقه متعهد شوید و در نرم افزار تقویم خود کاری کنید که گرفتار پیش فرض بلوک زمانی ۱۵، ۳۰ و یا ۶۰ دقیقه ای نشوید. این کار شما را مجبور می کند که هدف جلسه را ساده کنید.
۲. جلسات را حول فقط یک هدف مشخص برگزار کنید:
متعهد شوید که از جلسات برای یک هدف خاص که تصمیم گیری است استفاده کنید. که شما را مجبور به استفاده از استراتژی سوم می کند:
۳. اعضای جلسه را قبل از جلسه همراه کنید:
در تویوتا از اصل نماواشی (根回し) برای به دست آوردن اجماع نظر در مورد ایده ها و برنامه ها استفاده می شود. این اصطلاح از هنر بونسای گرفته شده است و به معنای «آماده کردن ریشه ها برای کاشتن» است. به عبارت دیگر، محتوای مورد نظر خود را قبل از جلسه با استفاده از دورهمی های سریع، سر زدن های کوتاه به اعضای جلسه، و گفتگوهای یک به یک، مطرح کنید. نظرات و اجماع اعضا را خارج از چارچوب جلسه به دست آورید، طوری که انجام گام بعدی موضوع مدنظرتان، به تصمیم گیری در جلسه محدود شود.
نوبت شماست:
نظر شما درباره برگزار کردن جلسه چیست؟ تجربه هایتان را به اشتراک بگذارید